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物業公司經營管理風險識別與控制程序

【發布日期:2017-04-20  閱讀次數: 次】

物業公司實施的風險管控的必要性和意義是什么?


必要性:物業存在很多危險源,需要在日常工作中進行管理,以避免發生一些安全事故、意外傷害和財務損失;

意義:提高物業管理價值,降低物業工作中的各種危險程度,有效保證日常工作正常進行,提高應急事件的處理能力。


物業公司經營管理風險識別與控制程序


1 目的


為了提高公司的經營管理水平,對公司經營、服務全過程中的各類風險進行識別、控制,以減少或避免因管理不善而發生的各種損失。


2 適用范圍


適用于公司各部門、分公司。


3 職責


3.1質量管理部為風險防控的歸口管理部門;

3.2 各部門、分公司負責對各自工作流程中的風險進行識別、防范 和控制。


4 程序


4.1 風險的分類

4.1.1勞動勞務風險;

4.1.2技術風險和操作風險;

4.1.3財務風險;

4.1.4管理風險;

4.1.5法律風險;

4.1.6其它風險。


4.2風險的識別

4.2.1勞動勞務風險:因違反國家勞動、勞務相關法律法規產生的人 力資源管理等方面的糾紛。主要涉及員工勞動合同的簽訂、員工社保和團體意外傷害保險的辦理、員工崗前崗位安全及業務知識培訓等風險。

4.2.2技術風險和操作風險:因違反行業規范、標準或公司規章制 度及作業規程而產生的服務、安全等重大質量問題。主要涉及員工的崗位作業培訓、現場安全管理,共有設備設施運行、維護管理,共有部位的消防安防管理等風險。

4.2.3財務風險:因違反財務管理規定而產生的風險。主要涉及物 業管理行業費用收繳風險,替公用事業費用代收代繳存在的風險、財務管理及資金安全管理風險。

4.2.4管理風險:因決策失誤或管理不善而造成的資產、財產類損 失,或發生安全責任事故和重大投訴等事件。只要涉及物業違規裝飾裝修帶來的風險,物業使用帶來的風險,管理項目外包存在的風險,物業管理員工服務存在的風險,公共媒體在宣傳報道中的輿論風險。

4.2.5法律風險:因法律概念不清導致的風險。主要是指在公共安 全、人身財產的保險和財產保管方面,有業主因對物業管理安全防范主體的責任認識不清,誤將本應由公安機關或業主自身承擔的安全防范責任強加給物業管理公司,導致物業管理公司與業主糾紛增加,從而承擔為此而產生的額外責任。

4.2.6其它風險:因重要指標偏離年度預算計劃,如成本費用超出 計劃、收入利潤下降)等原因發生的風險;對業主或者第三人在物業管理區域內所遭受的財產損失和人身傷害所承擔的風險。


4.3風險的防范


4.3.1 勞動勞務風險的防范措施:

1)按照國家《勞動法》規定的必備條款完善員工勞動合同內容,并于用工之日起一個月內訂立書面勞動合同。

2)按照國家法律規定按時給員工辦理社保并繳納保險費用。

3)對入職員工做好入職培訓和安全教育培訓,向員工詳細講解公司各項規章制度,并由員工簽字確認后存入個人檔案,以便在后期發生違規事件或勞動爭議后進行妥善處理。

4)員工到達工作崗位后部門應做好崗前業務知識培訓并安排入職引導人進行一對一培訓。


4.3.2 技術風險和操作風險的防范措施:


1)特種設備、特殊作業人員應持國家認可的上崗證方可作業。

2)部門應對作業人員進行各項操作流程、規章制度培訓,考核合 格后方可上崗。

3)按照作業文件按時做好共用設備設施的日常運行、監視、維修、保養,同時做好書面和現場施工記錄,并對特種設備、壓力容器按照國家規定做好校驗、監測。


4.3.3財務風險的防范措施:


1)加強員工服務意識培訓,妥善處理好與業主的關系。

2)妥善處理好與市政公用事業單位及專業公司的管理。

3)提高財務人員及收費人員工作積極性、主動性做好日常資金的 管理。


4.3.4管理風險的防范措施:


1)加強裝飾裝修管理法規知識的宣傳,監管業主裝修的整個過程;

2) 對于使用中容易發生損害的設施設備的區域,應建有相應的監 控設備,對現場進行監控和錄像,定期存儲。

3)通過業主規約、宣傳欄等形式向業主宣傳物業管理的有關政策、 法規,幫助業主樹立正確的物業管理責任意識。

4)加強員工培訓,建設一支盡職盡責、服務優良的員工隊伍。

5)在勞動合同中,應明確員工對違反規章制度的行為要承擔相應 責任,從而加強員工的責任感。


4.3.5法律風險的防范措施:


1)在管理區域內通過宣傳欄等多種形式,向廣大業主進行物業管 理法律法規知識培訓,加強業主對物業管理安全防范主體責任的認識。

2)合同簽訂時,應注意合同生效要件、條款是否違法、權利義務約定是否明確,是否最大程度保障我方的利益應由各業務部門對所簽合同的履行情況定期進行檢查,對發現有違約風險的應及時反饋質量管理部進行處理或通過訴訟途徑及時解決,以免延誤訴訟時效,導致合法權利的喪失。


4.3.6其它風險的防范措施:


1)購買相關的商業保險,以分擔公司的經營風險或聘請企業的法律顧問,對企業運作中的種種法律問題及時解決。

2)做好現場的管理,同時提高員工積極面對突發事件和損害的問題,做好應對措施。 公司各部門、分公司根據本部門在物業服務全過程中所承接的職能、職責,對其中各環節逐項分析可能遭遇的風險,找出各種潛在的風險點,并提出防控措施(見附件)。各部門應不斷完善控制和防范本部門各類風險的質量體系文件。


4.4事故的處置


4.4.1質量管理部應結合各項檢查工作,每月對各部門風險管理情 況進行監督、檢查,記錄并納入月檢報告),對發現的問題及時溝通、匯報,督促相關部門和責任人進行糾偏,降低風險,減少和避免各類損失的發生。

4.4.2發生以下風險事故按4.5處罰

A:預計發生的風險可能會造成20萬元以上損失的(但還未實際造成損失的):

1、合同違規、違約;

2、工作自檢中發現產品或服務問題;

3、發現重大安全隱患;

4、發生勞動勞務糾紛;

5、可能會逾期還貸;

6、因資金問題不能正常支付;

7、各部門“風險防控匯總表”所列其它風險等。

B:發生損失或嚴重違反有關規定的:

1、出現賠償,承擔違約責任的;

2、資產、財產等出現管理原因損壞、損失等;

3、勞動糾紛賠償;

4、安全事故責任(財產等出現被盜、被搶,生產事故、交通事故、消防事故、大型群體性活動安全責任事故等;

5、逾期還貸造成罰息;

6、管理不負責任造成損失的;

7、出現重大投訴及群體事件;

8、對地產公司、物業公司造名譽等造成損失;

9、違反法律法規及公司相關管理規定;

10、其它違反法律、法規、公司管理規定的事件。


4.5處罰規定


4.5.1 各部門出現風險事故,發生損失時,應及時向分管領導和質 量管理部報告,同時采取有效措施化解風險。如未能采取有效措施減少損失或未及時報備,在檢查中發現一項,扣除部門負責人當月績效考核分20分,在本部門年度計劃任務書考核時扣除5分,可累計計算。


4.5.2 已造成損失的部門,按以下辦法處罰:

1) 損失金額在2萬元(含2萬元)以上,5萬元以內,扣部門 負責人當月績效考核分20分,扣除部門年度考核分5分;

2) 損失金額在5萬元(含5萬元)以上,10萬元以內,扣部 門負責人當月績效考核分50分,扣除部門年度考核分10分;

3) 損失金額在10萬元(含10萬元)以上,20萬元以內,或 發生1-2人責任重傷,扣部門負責人三個月績效考核分,扣除部門年度考核分50分;對于給公司造成30萬元(含30萬元)以上損失,或出現其它嚴重違反法律法規及公司相關規定的,除扣除部門當年年度計劃任務書考核分數處,視具體情況,對相關責任人做出相應處罰,對相關責任人的處罰決定由公司總經理辦公會議討論決定,即可責令責任人賠償相應損失,給予免職,解除勞動合同等處理。必要時將追究責任人的法律責任。

4.5.3必要時,對在各項檢查中發現的、或各部門預計會發生的、 或已經發生的風險類型、嚴重程度、處理方案不確定時,公司可組成臨時風險評價小組,共同對發現的風險進行討論、評價和確認,臨時風險評價小組成員為風險發現部門分管領導、部門負責人、相關責任人和質量管理部。必要時包括公司總經理。


4.5.4 風險檢查報告和風險評估報告是每年管理評審的輸入。


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